Zásady ochrany osobních údajů

V rámci pojišťovací činnosti pojišťovny zpracovávají různé kategorie osobních údajů, na základě kterých je možné identifikovat daný subjekt. Těmito kategoriemi jsou:

a) Identifikační a kontaktní údaje (např. jméno, příjmení, telefon, adresa, datum narození, rodné číslo);

b) Osobní údaje týkající se rozsudků v trestních věcech a trestných činů;

c) Údaje pro účely underwritingu (např. povolání, vzdělání, provozované sporty a koníčky);

d) Údaje vztahující se k předmětu pojištění (např. velký technický průkaz pojištěného vozidla);

e) Údaje pro zjištění potřeb a požadavků zákazníka;

f) Údaje potřebné pro test vhodnosti (na základě §78 zákona o distribuci pojištění a zajištění je pojišťovna povinna před sjednáním anebo podstatnou změnou rezervotvorného pojištění poskytnout klientovi radu týkající se vhodnosti těchto právních jednání pro klienta. Mezi požadované údaje patří finanční situace klienta, znalosti a zkušenosti klienta v oblasti investic, riziková tolerance klienta a jeho schopnost nést ztráty, právní vztahy klienta týkající se dalších produktů finančního trhu);

g) Citlivé údaje (Jedná se o údaje spadající do zvláštní kategorie osobních údajů, např. údaje o zdravotním stavu, biometrické údaje);

h) Údaje z monitoringu (např. údaje získané na základě záznamů z jednání, záznamů telefonických hovorů, záznamů o využívání online služeb, záznamů o komunikaci s klienty a prohlížení webu pojišťovny, údaje o zasílaných obchodních sděleních, údaje z mobilních aplikací);

i) Údaje zpracovávané v souvislosti s plněním pojistné smlouvy a využíváním služeb (např. údaje o sjednání a využívání služeb, o nastavení smluv a parametrech pojištění, předané informace k řešení pojistné události, údaje získané během likvidace).

Pojišťovna vždy zpracovává takto požadované a získané osobní údaje v rámci výše uvedených kategorií pouze k vymezeným účelům zpracování na základě příslušných právních základů zpracování a v odpovídajícím rozsahu. Pouze v takovém případě je zpracování osobních údajů zákonné.

Účely zpracování osobních údajů v Allianz pojišťovně, a. s.

Pojišťovna zpracovává osobní údaje a jejich kategorie pro účely vyplývající z její činnosti. Pojišťovna se zavazuje stanovit účely zpracování osobních údajů v souladu s právními předpisy a takto stanovené účely respektovat.

Pojišťovna zpracovává osobní údaje pro různé účely, jejichž obecný přehled je uveden dále, přičemž pro každý účel potřebuje právní základ zpracování osobních údajů. Pojišťovna může osobní údaje či kategorii osobních údajů zpracovávat pro různé účely. Pojišťovna stanoví již v okamžiku shromažďování nebo nakládání s osobními údaji konkrétní, jednoznačné a legitimní účely, pro které budou osobní údaje zpracovávány.

• V souladu s principem minimalizace údajů pojišťovna zpracovává osobní údaje pouze v rozsahu přiměřeném, relevantním a omezeném na to, co je nezbytné z hlediska účelů jejich zpracování.
• Pojišťovna zpracovává osobní údaje pro stanovený účel/účely. Pokud pojišťovna zjistí, že potřebuje zpracovávat osobní údaje i pro jiné účely než jsou ty, pro které osobní údaje původně shromáždila, může tak učinit pouze, (i) pokud to umožněné právní předpis EU nebo ČR, (ii) byl-li k tomu udělen souhlas subjektu údajů, anebo (iii) je zpracování pro jiný účel slučitelné s účely, pro které byly osobní údaje shromážděny. V takovém případě pojišťovna vždy mimo jiné zohlední jakoukoli vazbu mezi těmito účely, povahu osobních údajů (zejména, zda se nejedná o citlivé údaje), okolnosti, za nichž byly údaje shromážděny, možné důsledky zamýšleného dalšího zpracování pro subjekty údajů a existenci vhodných záruk jako např. šifrování nebo pseudonymizace.

Před uvedeným dalším zpracováním pojišťovna poskytne subjektu údajů informace o tomto jiném účelu a jeho právech, ledaže již subjekt údajů takové informace má.

Pojišťovna zpracovává osobní údaje zejména za následujícími účely:

1. Účely k výkonu pojišťovací činnosti a činností z ní vyplývajících. Výkon těchto činností zahrnuje:

• Jednání o smluvním vztahu, které se týká kromě samotného uzavření pojistné smlouvy i přípravy modelací a návrhů;
• Zjišťování potřeb a požadavků klienta a další údaje potřebné pro test vhodnosti (např. finanční situace zákazníka, jeho znalosti a zkušenosti v oblasti investic); tyto údaje jsou nezbytné pro splnění zákonné povinnosti poskytnout doporučení, resp. radu zákazníkovi, aby se mohl řádně rozhodnout, zda sjedná nebo změní pojištění a zda je to pro něj vhodné;
• Upisování a ocenění pojistného rizika a stanovení pojistného v odpovídající výši;
• Rozložení pojistného rizika formou sjednání zajištění či soupojištění a předávání osobních údajů zajišťovnám;
• Správu pojištění a ukončení pojistné smlouvy;
• Plnění závazků z pojistné smlouvy, šetření pojistných událostí, poskytování plnění z pojistných smluv a poskytování asistenčních služeb;
• Příprava statistik a pojistně matematických studií pro potřebu cenotvorby;
• Hodnocení a řízení rizik různými metodami, včetně profilování a scoringu;
• Ověření podmínek rozhodných pro stanovení výše pojistného za pojištění odpovědnosti za újmu způsobenou provozem vozidla u České kanceláře pojistitelů;

2. Plnění požadavků dozorových a jiných státních orgánů a plnění zákonných povinností vyplývajících ze zvláštních právních předpisů;

3. Ochrana práv a právem chráněných zájmů pojišťovny (např. vymáhání pohledávek a regresů, výkon a obhajoba právních nároků);

4. Prevence a odhalování pojistných podvodů a jiných protiprávních jednání;

5. Interní potřeby pojišťovny, tedy vnitřní administrativní potřeby pojišťovny;

6. Řízení lidských zdrojů, tedy:

• Hodnocení uchazečů o zaměstnání a náborový proces;
• Vznik, správa a ukončení pracovněprávních vztahů se zaměstnanci;

7. Vznik, správa a ukončení vztahů se zprostředkovateli a obchodními partnery;

8. Nabízení vlastních služeb (přímý marketing);

9. Oslovování potencionálních zákazníků;

10. Nabízení výrobků a služeb třetích stran a předávání osobních údajů třetím stranám (zejména v rámci skupiny podniků) pro tento účel;

11. Předávání osobních údajů v rámci skupiny podniků pro vnitřní administrativní účely, včetně zpracování osobních údajů zákazníků či zaměstnanců.

12. Hodnocení kvality nabízených služeb;

13. Zpracování údajů návštěvníků stránek pojišťovny, tedy zejména:

-   hodnocení návštěvnosti stránek pojišťovny a měření účinnosti reklamy;

-   příprava a zobrazení přizpůsobených nabídek a cílené reklamy na stránkách pojišťovny a stránkách třetích osob;

14.  Kybernetická bezpečnost (předcházení a řešení útoků na pojišťovny a jejich stránky a ohrožení jejich funkčnosti).

Účely zpracování osobních údajů v Allianz penzijní společnosti, a. s.

Penzijní společnost zpracovává osobní údaje zejména za následujícími účely:

1. Účely k výkonu činnosti penzijní společnosti. Výkon těchto činností zahrnuje:

• Jednání o uzavření smlouvy;
• Správu penzijních smluv a ukončení penzijní smlouvy;
• Plnění závazků z penzijní smlouvy a poskytování plnění smluv.

2. Plnění požadavků dozorových a jiných státních orgánů a plnění zákonných povinností vyplývajících ze zvláštních právních předpisů;

3. Ochrana práv a právem chráněných zájmů penzijní společnosti (např. vymáhání pohledávek a regresů, výkon a obhajoba právních nároků);

4. Prevence a odhalování protiprávních jednání;

5. Interní potřeby penzijní společnosti, tedy vnitřní administrativní potřeby;

6. Řízení lidských zdrojů, tedy:

• Hodnocení uchazečů o zaměstnání a náborový proces;
• Vznik, správa a ukončení pracovněprávních vztahů se zaměstnanci;

7. Vznik, správa a ukončení vztahů se zprostředkovateli a obchodními partnery;

8. Nabízení vlastních služeb (přímý marketing);

9. Oslovování potencionálních zákazníků;

10. Nabízení výrobků a služeb třetích stran a předávání osobních údajů třetím stranám (zejména v rámci skupiny podniků) pro tento účel;

11. Předávání osobních údajů v rámci skupiny podniků pro vnitřní administrativní účely, včetně zpracování osobních údajů zákazníků či zaměstnanců;

12. Hodnocení kvality nabízených služeb;

13. Zpracování údajů návštěvníků stránek penzijní společnosti, tedy zejména:

• hodnocení návštěvnosti stránek penzijní společnosti a měření účinnosti reklamy;
• příprava a zobrazení přizpůsobených nabídek a cílené reklamy na stránkách penzijní společnosti a stránkách třetích osob;     

14.Kybernetická bezpečnost (předcházení a řešení útoků na penzijní společnosti a jejich stránky a ohrožením jejich funkčnosti).

Allianz dbá na bezpečnost a zabezpečení osobních údajů. Opatření týkající se ochrany osobních údajů jsou založeny na mezinárodně uznávaných standardech bezpečnosti informací ISO 27001. Allianz je plně v souladu se standardy skupiny Allianz - Allianz Standard for Information Security a Allianz Information Security Directive. Allianz využívá víceúrovňový systém ochrany. Kromě preventivních opatření využíváme také detekčních mechanismů schopných zjistit potenciální narušení prostředí. Bezpečnost se netýká jen technologií, ale také osob pracujících s osobními údaji(zaměstnanci, externí pracovníci, aj.).

Informace o bezpečnostních incidentech

Pokud by nastala situace ohrožující Vaše práva a svobody, budeme Vás o tom neprodleně informovat. Bezpečnostní incident Vám nemusíme oznámit, pokud (i) jsme zavedli náležitá technická a organizační opatření, díky nimž jsou Vaše osobní údaje nesrozumitelné pro třetí osoby;  (ii) jsme přijali následná opatření, která zajistí, že vysoké riziko se již pravděpodobně neprojeví; (iii) by to vyžadovalo nepřiměřené úsilí.

Doba zpracování

Allianz zajišťuje v rámci svých vnitřních postupů a procesů, aby byly doby, po které jsou osobní údaje zpracovávány, omezeny na nezbytné minimum. Allianz zejména stanoví lhůty pro výmaz nebo pravidelný přezkum osobních údajů v rámci svých archivačních a skartačních pravidel, které se váží k jednotlivým typům a účelům zpracování.

Osobní údaje zpracovává Allianz vždy po dobu na kterou je uzavřena příslušná smlouva či je vedeno příslušné jednání.  Dále jsou základními kritérii pro určení doby zpracování lhůty určené zákony (např. 10letá lhůta pro uchování pojistných dokumentů a záznamů po zániku pojištění nebo až 2letá lhůta od poslední komunikaci se zákazníkem, pokud ke sjednání pojištění nedošlo), zákonné promlčení lhůty (až 15leté promlčecí lhůty) a lhůta pro vnitřní administrativní potřeby pojišťovny (až 2 roky po uplynutí doby promlčení). Obecně jsou proto pojistné a penzijní smlouvy archivovány v Allianz 17 let od jejich zániku, u pojištění odpovědnosti z provozu vozidel a souvisejících škod 20 let dle požadavku ČKP - České kanceláře pojistitelů a dokumentace k neuzavřeným smlouvám a návrhům 3 roky od poslední komunikace s klientem. Není-li určeno jinak, nabídky našich produktů a služeb Vám můžeme zasílat ještě 1 rok po ukončení veškerých smluvních vztahů s námi.

Po uplynutí doby zpracování Allianz:

a) zajišťuje, aby osobní údaje již nemohly být dále jinak zpracovávány, ale pouze uchovány do okamžiku jejich výmazu nebo skartace

nebo

b) osobní údaje nadále zpracovává (zejména archivuje) pro další účely zpracování, pokud takové jsou, nebo

c) osobní údaje anonymizuje s tím, že nebude již možné tyto údaje spojit se subjektem údajů.

Allianz v rámci svého interního kontrolního systému přijímá přiměřené opatření za účelem plnění povinnosti výmazu nebo archivace osobních údajů.

Vaše osobní údaje zpracováváme převážně na území Evropské unie (dále jen EU). Jejich předání mimo území EU je možné za níže uvedených podmínek:

Závazná podniková pravidla

Vaše osobní údaje mohou být sdíleny se společnostmi skupiny Allianz i mimo území EU na základě tzv. závazných podnikových pravidel „BCR“ (z angličtiny: Binding Corporate Rules), které si můžete stáhnout v českém a anglickém jazyce. K takovému předání nebo zpracování dochází zpravidla nepřímo.

Seznam zemí s odpovídající ochranou

V případě nutnosti umožníme jiným osobám, aby Vaše osobní údaje zpracovávaly v zahraničí (typicky, např. při dopravní nehodě v Rusku, nebo zranění v USA). Hlídáme, aby osobní údaje byly předány do zemí s odpovídající ochranou, jejichž seznam naleznete zde.

Pakliže daná země nespadá do kategorie zemí s odpovídající ochranou, můžeme Vaše osobní údaje do této země předat, pokud je předání založeno na vhodných zárukách (např. standardní doložky o ochraně osobních údajů, schválený kodex chování, schválený mechanismus pro vydání osvědčení).

Zpracování osobních údajů při sjednání pojištění online

Pokud jste v našem webovém sjednavači zadal/a telefonní číslo, zadáním telefonního čísla potvrzujete, že jste se seznámil s Informacemi o zpracování osobních údajů u správce Allianz pojišťovna, a.s. a že máte zájem o uzavření pojistné smlouvy. Za tímto účelem a k provedení opatření před uzavřením smlouvy potřebujeme, abyste vyplnil údaje ve webovém sjednavači. Správcem osobních údajů je Allianz pojišťovna, a.s., IČO: 47115971.

Prosím vezměte na vědomí, že v případě, že z jakéhokoliv důvodu nebude nakonec smlouva uzavřena, budeme Vás moct telefonicky kontaktovat za účelem:

1. zjištění důvodu jejího neuzavření,
2. pomoct Vám v případě technických potíží, případně
3. nabídnout Vám vhodnou slevu.

Abychom tak mohli učinit, uchováme Vaše jméno, příjmení, telefonický kontakt, typ pojištění a další Vámi uvedené údaje po dobu 3 měsíce ode dne, kdy jste údaje online vyplnil. Někdy se zeptáme při sjednání pojištění či výpočtu orientační ceny i na Vaše rodné číslo, abychom zjistili, zda máte u nás uzavřen i jiný typ pojištění a mohli Vám nabídnout případnou slevu na pojistném. Po uplynutí 3 měsíců nebudeme Vaše osobní údaje pro tyto účely dále zpracovávat. Rovněž nebudeme Vaše osobní údaje pro tento účel dále zpracovávat, pokud nám telefonicky či e-mailem sdělíte, že si nepřejete být dále kontaktován.

Vámi zadané SPZ/RZ vozidla, použijeme pouze k dohledání základních údajů o vozidle z databáze České kanceláře pojistitelů, abychom vám zjednodušili proces sjednání. Pokud nepokračujete ve sjednání pojištění, údaj si neukládáme a víc nim nepracujeme.

V případě, že k uzavření smlouvy dojde, zpracováváme Vaše osobní údaje pro účely uzavření a splnění smlouvy. Při poskytování pojištění dochází k profilování za účelem vyhodnocení pojistného rizika (např. umístnění nemovitosti v případě pojištění majetku, stáří vozidla v případě pojištění vozidla, nebo destinace a provádění rizikových sportů v případě cestovního pojištění). 

Zpracování osobních údajů při kalkulaci doplňkového penzijního spoření online

Pokud jste v našem webovém sjednavači při kalkulaci doplňkového penzijního spoření zadal/a telefonní číslo, zadáním telefonního čísla potvrzujete, že jste se seznámil/a s Informacemi o zpracování osobních údajů u správce Allianz penzijní společnost, a.s. a že máte zájem o uzavření smlouvy o doplňkovém penzijním spoření. Za tímto účelem a k provedení opatření na Vaši žádost před uzavřením smlouvy a k uzavření smlouvy potřebujeme, abyste vyplnil/a údaje ve webovém sjednavači. Správcem osobních údajů je Allianz penzijní společnost, a.s., IČO: 25612603.

Prosím vezměte na vědomí, že Vás můžeme telefonicky kontaktovat, abychom:

1.      Vám nabídli pomoc při přípravě smlouvy,

2.      Vám pomohli v případě technických potíží,

3.      zjistili důvod jejího neuzavření.

Abychom tak mohli učinit, uchováme Vaše jméno, telefonický kontakt, datum narození, výši příspěvku a další Vámi uvedené údaje po dobu 3 měsíců ode dne, kdy jste údaje online vyplnil/a. Po uplynutí 3 měsíců nebudeme Vaše osobní údaje pro tento účel dále zpracovávat. Rovněž nebudeme Vaše osobní údaje pro tento účel dále zpracovávat, pokud nám telefonicky či e-mailem sdělíte, že si nepřejete být dále kontaktován/a. Údaje mohou být archivovány dle zákonných a archivačních povinností.

V případě, že dojde k uzavření smlouvy o doplňkovém penzijním spoření, zpracováváme Vaše osobní údaje pro účel uzavření a splnění smlouvy o doplňkovém penzijním spoření.

Úplnou informaci o zpracování osobních údajů naleznete na této webové stránce v části Zásady ochrany osobních údajů / Informační povinnost / Penze.

Zpracování osobních údajů při Vaší žádosti o zavolání, kontaktování emailem či jiném souhlasu se zavoláním

Pokud jste nás požádali o zavolání, kontaktování emailem či vyslovili souhlas se zavoláním, zavoláme Vás nebo odpovíme emailem, abychom s Vámi probrali Váš požadavek a hovořili o našich službách. Právním základem pro volání či kontaktování je Váš souhlas. Správcem osobních údajů je u požadavků na pojištění Allianz pojišťovna, a.s., u požadavků ohledně penze Allianz penzijní společnost, a.s. a u zprostředkování finančních produktů Allianz kontakt, s.r.o.

Abychom tak mohli učinit, uchováme si Váš telefonický nebo emailový kontakt, popř. další  Vámi uvedené údaje maximálně po dobu 3 měsíců ode dne, kdy jste nás požádal o kontaktování. Po uplynutí této doby nebudeme Vaše osobní údaje pro tento účel dále zpracovávat. Souhlas máte právo kdykoli odvolat. V případě však, že dojde následně k jednání o smlouvě nebo k uzavření smlouvy, zpracováváme Vaše osobní údaje pro účely jednání o smlouvě, uzavření a plnění smlouvy.

Online komunikace

V případě, že si prohlížíte naše webové stránky, používáte mobilní aplikaci nebo aplikaci MojeAllianz, zpracováváme údaje o průběhu tzv. elektronické cesty (tj. jak jste se na naše stránky dostali). Prostřednictvím tzv. cookies, k jejichž užití jste udělil/a samostatný souhlas v souladu s platnou legislativou, uložíme ve Vašem zařízení informace (např. Vámi preferovaný jazyk, velikost písma nebo vyplněné údaje ve formuláři). Tyto informace usnadňují vzájemnou komunikace a pomáhají zkvalitnit naše online služby.

Pokud s námi komunikujete prostřednictvím sítě Facebook, ta shromažďuje a používá informace popsané v zásadách používání dat Facebooku. Allianz a Facebook jsou při zpracování osobních údajů společnými správci. Bližší informace o naší smlouvě s Facebookem týkající se zpracování osobních údajů naleznete zde.

Telefonická komunikace

V případě telefonické komunikace s naším call centrem náš společný hovor nahrajeme na základě nezbytnosti pro plnění smlouvy (řešení pojistné smlouvy a pojistné události), nebo na základě našich oprávněných zájmů (ochrana našich právních nároků) a s Vaším souhlasem také za účelem zvyšování kvality našich služeb.  Pokud nesouhlasíte s nahráním telefonní komunikace za účelem zvyšování kvality našich služeb, oznamte nám to nejlépe ihned na počátku hovoru. Takový záznam nebude použit za účelem zvyšování kvality našich služeb. Souhlas můžete kdykoli odvolat; odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházející ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním. 

Za účelem hodnocení kvality poskytování našich služeb můžeme obsah rozhovoru využít po dobu jednoho měsíce. Po uplynutí jednoho měsíce je hovor znepřístupněn a následně archivován a smazán ve lhůtách dle účelu hovoru, tj. v archivačních lhůtách daných předpisy a interními archivačními                  pravidly Allianz.

Pokud vůbec nesouhlasíte s nahráním telefonní komunikace, oznamte nám to nejlépe ihned na počátku hovoru. V takovém případě spolu nemůžeme jednat po telefonu a požádáme Vás o jednání písemnou komunikací (www.allianz.cz/napistenam) nebo o návštěvu naší pobočky. 

Použití emailu a telefonu  

Pro sjednání nové smlouvy potřebujeme znát Váš email a telefon (tzv. „Digital ID“). Hlavním účelem pro získání a použití Vašeho emailu a telefonu je možnost Vás řádně identifikovat a kontaktovat při  plnění smlouvy s námi. Plnění smlouvy nelze provádět bez znalosti těchto kontaktních údajů klienta. Totéž platí i pro sjednání pojištění odpovědnosti z provozu vozidla. Právním základem pro tento účel je plnění  smlouvy s námi, přičemž v  některých případech může být právním základem také náš oprávněný zájem popř. i zájem třetí osoby spočívající v řádném plnění dle smlouvy.

Pokud se rozhodnete pro komunikaci s námi bez užití elektronicích prostředků, budeme s Vámi komunikovat bez použití elektronických prostředků. Digital ID si však musíme ponechat pro případy, kdy si plnění smlouvy vyžaduje nutnost Vás  kontaktovat operativně emailem či telefonem.“ 

Informace o společném správcovství s Českou asociací pojišťoven při prevenci a odhalování pojistných podvodů

Allianz pojišťovna, a. s., IČO 47 11 59 71 a Česká asociace pojišťoven, Milevská 2095/5,  Praha 4, 140 00,  IČ: 49624024, jsou při zajištění plnění zákonné povinnosti pojišťoven zajišťovat výměnu a sdílení informací za účelem prevence a odhalování pojistného podvodu podle ustanovení § 129b zákona o pojišťovnictví č. 277/2009 Sb. společnými správci ve smyslu čl. 26 GDPR. V případě dotazů v této souvislosti / žádosti o výkon práv se obracejte na Českou asociací pojišťoven, která poskytuje informace subjektům údajů v informačním memorandu umístěném na webu ČAP.

Informace o společném správcovství s Wüstenrot – stavební spořitelna a.s. při archivaci dokumentace

Allianz pojišťovna, a. s., IČO 47 11 59 71 a Wüstenrot – stavební spořitelna, a. s., IČO 47 11 52 89, jsou ve vztahu k osobním údajům obsaženým v dokumentaci týkající se pojistných smluv Allianz zprostředkovaných společností Wüstenrot – stavební spořitelna, a. s. a jejich archivaci v souladu s § 80 zákona č. 170/2018 Sb., o distribuci pojištění a zajištění, ve znění pozdějších předpisů, společnými správci ve smyslu čl. 26 odst. 1 GDPR. V případě dotazů v této souvislosti / žádosti o výkon práv se obracejte na společnost Allianz pojišťovna, a. s.

Informace o spolupráci s AWP P&C, SA při poskytování Cestovního pojištění - Allianz Travel

Pojistitelem a správcem osobních údajů při poskytování cestovního pojištění – Allianz Travel je společnost AWP P&C SA, se sídlem 93400 Saint-Ouen, 7, Rue Dora Maar, Francouzská republika, Registrační číslo: 519 490 080, provozující činnost v České republice prostřednictvím pobočky AWP P&C Česká republika – odštěpný závod zahraniční právnické osoby, IČ: 276 33 900, se sídlem Jankovcova 1596/14b, PSČ: 170 00 Praha 7 (dále jen „AWP P&C SA “). Allianz pojišťovna, a.s. jedná při sjednání poskytování cestovního pojištění – Allianz Travel jako samostatný zprostředkovatel dle §5 odst. 2 z. č. 170/2018 Sb. a je zpracovatelem osobních údajů pro AWP P&C SA. Bližší informace jsou uvedeny v Informační povinnosti.

Informace o společném správcovství při provozu klientského portálu MojeAllianz

Allianz pojišťovna, a.s. a Allianz penzijní společnost, a.s. jsou společnými správci osobních údajů ve smyslu čl. 26 GDPR při zpracování osobních údajů klientů v klientské portálu MojeAllianz. V případě dotazů v této souvislosti / žádosti o výkon práv se obracejte na společnost Allianz pojišťovna, a. s. nebo  Allianz penzijní společnost, a.s.

Informace o společném správcovství s Českou kanceláří pojistitelů při využití Agendového informačního systému Kanceláře („AIS“) a Informace Pojišťovny o využití údajů

Allianz pojišťovna, a. s., IČO 47 11 59 71 („Pojišťovna“) a Česká kancelář pojistitelů, Milevská 2095/5, 140 00 Praha 4, („Kancelář“) jsou při využívání údajů vedených v Informačních systémech veřejné správy, ze kterých jsou Kancelář a pojišťovny ve smyslu § 129 zákona o pojišťovnictví č. 277/2009 Sb. oprávněny čerpat údaje: základní registr obyvatel, informační systém evidence obyvatel, informační systém cizinců, informační systém evidence občanských průkazů, informační systém evidence cestovních dokladů, a základní registr osob, společnými správci ve smyslu čl. 26 GDPR. Společné správcovství vzniká zadáním požadavku na ověření údajů prostřednictvím AIS (tj. požadavek je předán Pojišťovnou na rozhraní AIS) a končí vydáním údajů z AIS Pojišťovně. V případě dotazů v této souvislosti / žádosti o výkon práv se obracejte na Českou kancelář pojistitelů, která poskytuje informace subjektům údajů včetně informace o rozdělení odpovědnosti za plnění povinností dle čl. 26 GDPR v Informačním memorandu umístěném na webu Kanceláře.

Pojišťovna využívá k plnění svých povinností stanovených právními předpisy údaje vedené v Informačních systémech veřejné správy v rozsahu dle § 129 zákona o pojišťovnictví pro účely:  sjednání a správa pojistné smlouvy, likvidace pojistné události, vymáhání pohledávek, šetření podezření na spáchání pojistného podvodu, správa obchodní sítě, řešení stížností, AML procesy. Další informace o zpracování uvedených údajů jsou obsaženy v informacích o zpracování osobních údajů na stránce Ochrana osobních údajů.

Zpracování osobních údajů při Whistleblowingu

Allianz plní povinnosti k ochraně oznamovatelů a má vnitřní oznamovací systém dle právních předpisů:  Směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie, zákon č. 171/2023 Sb. o ochraně oznamovatelů („Zákon“), zákon č. 172/2023 Sb. kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o ochraně oznamovatelů, zákon č. 253/2008 Sb. o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu (dále jen „právní předpisy). Způsoby podávání oznámení a fungování systému ochrany oznamovatelů jsou podrobně popsány na www.allianz.cz v části Whistleblowing.

Správce

Společnosti Allianz, tj. v České republice Allianz pojišťovna, a.s., Allianz penzijní společnost, a.s. a Allianz kontakt, s.r.o. jsou při zpracování osobních údajů při činnostech ochrany oznamovatele dle právních předpisů samostatnými správci osobních údajů. Správcem se stává ta společnost Allianz, u které je podáno oznámení oznamovatele.

Kontaktní údaje pověřence osobních údajů jsou uvedeny na těchto webových stránkách v části Ochrana osobních údajů

Účel a právní základ

Účelem zpracování osobních údajů je zavedení a vedení vnitřního oznamovacího systému k ochraně oznamovatelů, provádění interního vyšetřování a řešení nepatřičných chování, včetně údajné trestné činnosti (např. podvodu) a porušování etického kodexu společnosti Allianz ve vztahu k podaným oznámením.

Právním základem zpracování je (i) plnění právních předpisů čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR (ii) v Zákonem stanovených případech souhlas subjektu údajů čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR a (iii) oprávněný zájem dle čl. 6 odst. 1 písm. f) v případech, které nepodléhají Zákonu, protože naším oprávněným zájmem je zajistit, aby porušení platných zákonů nebo předpisů a porušení etického kodexu společnosti Allianz byla včas a vhodně řešena a tím jsme ochránili Allianz i naše zaměstnance, akcionáře, zákazníky a širokou veřejnost před důsledky a dopady nezákonného nebo nevhodného jednání. Zvláštní kategorie osobních údajů podle čl. 9 odst. 1 GDPR je možné ve vztahu k oznámení zpracovávat na základě čl. 9 odst. 2 písm. e), f) nebo g) GDPR.

Dotčené osobní údaje

Příslušná osoba je povinna v elektronické podobě vést evidenci údajů o přijatých oznámeních, a to v rozsahu:

a) datum přijetí oznámení,
b) jméno, příjmení, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele, jsou-li jim tyto údaje známy,
c) shrnutí obsahu oznámení a identifikace osoby, proti které oznámení směřovalo, je-li jim její totožnost známa,
d) datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení příslušnou osobou nebo pověřeným zaměstnancem a jejich výsledek.

Dotčeny mohou být další kategorie osobních údajů, které mohou být zjištěny při vyšetřování zejména: identifikační a kontaktní údaje dalších osob uvedených v oznámení např. kolegové, zaměstnanci, třetí osoby nebo jinak zjištěné při vyšetřování, osobní údaje zjištěné při vyšetřování např. osobní údaje týkající se obchodní či pracovní komunikace včetně emailové komunikace nebo jinak vedené komunikace, finanční údaje, zvláštní kategorie osobních údajů. 

O ústním oznámení se pořídí jeho zvuková nahrávka nebo záznam, který věrně zachycuje podstatu ústního oznámení. Zvukovou nahrávku ústního oznámení lze pořídit pouze se souhlasem oznamovatele. Příslušná osoba umožní oznamovateli, aby se k záznamu nebo přepisu zvukové nahrávky, byl-li pořízen, vyjádřil; vyjádření oznamovatele se k záznamu nebo přepisu přiloží.

Osobní údaje jsou získávány od subjektu údajů nebo od třetích osob.

Příjemce/Kategorie příjemců

Informace o totožnosti oznamovatele a osoby podle § 4 odst. 2 písm. a) až h) Zákona je možné poskytnout jen s jejich písemným souhlasem, ledaže je příslušná osoba povinna tyto informace poskytnout příslušným orgánům veřejné moci podle jiných právních předpisů. Správci k fungování vnitřního systému využívají smluvního dodavatele IT řešení ve skupině Allianz. Při dodržení podmínek daných právními předpisy mohou být osobní údaje zpřístupněny ve skupině Allianz pro účel interního šetření či auditu a pověřeným externím odborníkům (např. externí poradce, auditoři, soudní znalci atd.).

Předání do třetích zemí

Osobní údaje jsou zejména zpracovávány na území Evropského hospodářského prostoru. Předáme-li vaše osobní údaje ke zpracování mimo EHP jiné společnosti ze skupiny Allianz, učiníme tak na základě závazných podnikových pravidel (BCR) Allianz nesoucích označení Allianz Privacy Standard (APS), která stanoví odpovídající ochranu osobních údajů a jsou pro společnosti ze skupiny Allianz právně závazná. Veřejná verze BCR a seznam společností ze skupiny Allianz, které je dodržují, jsou k dispozici na stránkách allianz.com. V případech, kdy se APS neuplatní, podnikneme místo toho opatření, aby přenos vašich osobních údajů mimo EHP probíhal s odpovídající úrovní ochrany jako v EHP. O tom, na jaká ochranná opatření se při takovém přenosu spoléháme (např. standardní smluvní doložky), se můžete dozvědět, když nás kontaktujete výše uvedeným způsobem.

Další informace

Příslušná osoba je povinna uchovávat oznámení podané prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a dokumenty související s oznámením po dobu 5 let ode dne přijetí oznámení. K evidenci údajů uvedených v části Dotčené osobní údaje a k oznámením a dokumentům uchovávaným po dobu 5 let má přístup pouze příslušná osoba.

Subjekty údajů mají právo požadovat od správce přístup k osobním údajům týkajícím se subjektu údajů, jejich opravu nebo výmaz, popřípadě omezení zpracování, a vznést námitku proti zpracování, jakož i práva na přenositelnost údajů je zachováno. Výkon práva na přístup k osobním údajům podle čl. 15 GDPR lze subjektu údajů v souladu s čl. 23 GDPR umožnit pouze za předpokladu, že bude zachována důvěrnost totožnosti oznamovatele a dalších osob uvedených v oznámení či chráněných právními předpisy.
Při výkonu práv subjektů údajů je třeba přihlédnout k povinnostem správce daných právními předpisy. Subjekty údajů mají právo podat stížnost u dozorového úřadu.
Při zpracování nedochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování. Je-li zpracování založeno na souhlasu, subjekt údajů má právo odvolat kdykoli souhlas; tím není dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním.

Společnost Allianz zavedla přiměřená technická a organizační bezpečnostní opatření (např. kontroly přístupu, šifrování, fyzické zabezpečení, jako jsou uzamčené kanceláře atd.), aby vaše osobní údaje shromážděné společností Allianz prostřednictvím kanálů whistleblowingu a jakýchkoli následných compliance šetření ochránila před neoprávněným přístupem, zneužitím, ztrátou nebo zničením.

Ostatní údaje ke zpracování osobních údajů jsou uvedeny na těchto webových stránkách v části Ochrana osobních údajů. U systému SpeakUp jsou uvedeny další Zásady ochrany osobních údajů. Allianz SE je samostatným správcem osobních údajů v případě, kdy je oznámení adresováno na Allianz SE. 

Společnost Allianz sdružuje informace o klientech v interním systému. Pokud si tedy zakládáte například další smlouvu či se stanete poškozeným v pojistné události, tyto informace budou propojeny také s Vašimi dalšími údaji, které jste nám poskytli již dříve.

Abychom udržovali Vaše kontaktní údaje přesné a aktuální, Vaše aktuální kontaktní údaje uvedené v nejnověji uzavřené smlouvě s Allianz (tj. s Allianz pojišťovna, a.s., Allianz penzijní společnost, a.s. nebo  Allianz kontakt, s.r.o., společně je označujeme jako „Allianz smlouvy”) budou použity ve všech Allianz smlouvách pro účel aktualizace Vašich kontaktních údajů v Allianz smlouvách v rámci vnitřní administrativy (nevztahuje se na autorizační údaje služby MojeAllianz). Nespojujeme jiné, než kontaktní údaje, ostatní informace uvedené Allianz smlouvách jsou vedeny v oddělených systémech.

Souhlas se zpracováním osobních údajů je jedním z právních základů pro zpracování osobních údajů, včetně zpracování zvláštních kategorií osobních údajů (tzv. citlivých údajů).   

Pokud jste nám vyslovili souhlas se zpracováním osobních údajů, znamená to, že pro účel a v rozsahu daném v souhlasu jsme obdrželi Vaše svolení ke zpracování osobních údajů. Váš souhlas nám by dán svobodně, konkrétně, informovaně a jednoznačně.

Správcem osobních údajů je v případě pojištění Allianz pojišťovna, a.s., IČO 47 11 59 71, se sídlem Praha 8, Ke Štvanici 656/3, PSČ 186 00, vedená v obchodním rejstříku Městského soudu v Praze pod B 1815.

Správcem osobních údajů je v případě penzijního spoření je Allianz penzijní společnost, a.s., IČO 25 61 26 03, se sídlem Praha 8, Ke Štvanici 656/3, PSČ 186 00,  vedená v obchodním rejstříku Městského soudu v Praze pod B 4972.

Správcem osobních údajů v případě poskytování Produktů Allianz Finance je Allianz kontakt, s.r.o., IČO 27 25 57 19, se sídlem Praha 8, Ke Štvanici 656/3, PSČ 186 00,  vedená v obchodním rejstříku Městského soudu v Praze pod C 108028.

Máte právo svůj souhlas kdykoli odvolat a to těmito způsoby:

• e-mailem zaslaným na adresu info@allianz.cz
• dopisem doručeným na adresu kterékoli naší pobočky
• přes odkaz obsažený v každé elektronicky zasílané marketingové nabídce
• v portálu Moje Allianz
• telefonicky na naší zákaznické lince.

Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním.

Automatizované rozhodování včetně profilování můžeme s Vašimi osobními údaji provádět, pokud jste nám k tomu vyslovili souhlas nebo je nezbytné k uzavření nebo plnění smlouvy mezi naší pojišťovnou a Vámi. Provádíme vhodná opatření na ochranu Vašich práv a svobod a oprávněných zájmů. Máte právo na lidský zásah, právo vyjádřit svůj názor a právo napadnout rozhodnutí.   

Týká-li se souhlas předání osobních údajů, postupujeme vždy s nejvyšší pečlivostí tak, aby rizika při předání byla zcela minimalizována.

Doba platnosti souhlasu je obvykle v souhlasu uvedena. Není-li v souhlasu uvedeno jinak, obecně platí, že souhlas je platný po dobu trvání nejdelšího smluvního vztahu mezi námi a dále 1 rok po jeho skončení.

Souhlas se zasíláním marketingových nabídek produktů a služeb obchodních partnerů Allianz

Rádi bychom Vám čas od času zaslali novinky o činnosti, nových produktech a exkluzivních nabídkách našich obchodních partnerů, a to dopisem elektronicky (např. emailem) nebo telefonicky. Seznam našich obchodních partnerů naleznete na stránkách www.allianz.cz/ochrana-udaju. Správce osobních údajů je ta společnost Allianz, které jste souhlas poskytl (Allianz pojišťovna, a.s./Allianz penzijní společnost, a.s./Allianz kontakt, s.r.o.), pokud však sjednáváte pojištění v našem webovém sjednavači, správcem osobních údajů je vždy  Allianz pojišťovna, a.s., IČO: 47115971.  Abychom Vám posílali jen zajímavé a užitečné nabídky, využijeme k jejich vytvoření a rozeslání Vaše základní identifikační údaje a informace o produktech, které u nás máte. Pokud máte zájem o tyto zprávy, potřebujeme Váš souhlas, proto např. při sjednání pojištění přes webový sjednavač zaškrtněte příslušné políčko souhlasu. Pokud už nebudete chtít dostávat tyto nabídky, můžete se kdykoli odhlásit přes odkaz obsažený v každé elektronicky zasílané marketingové nabídce, případně v klientském portálu MojeAllianz, či jiným námi uváděným způsobem. Tento souhlas nahrazuje všechny souhlasy se zasíláním marketingových nabídek, které jste nám případně v minulosti udělil při sjednávání jiných pojistných smluv. Je platný po dobu trvání nejdelšího smluvního vztahu s pojistitelem a 1 rok po jeho skončení. Pokud zaškrtnutí neprovádíte přímo Vy, ale pojišťovací zprostředkovatel, je nutné, abyste svůj souhlas udělil ústně pojišťovacímu zprostředkovateli a ten zaškrtl příslušné políčko. Tento ústně udělený souhlas bude pak uvedený v pojistné smlouvě. 

Osobní údaje můžeme při zpracování v rámci účelu předat příjemcům v postavení správce osobních údajů, zejména:

• Společnostem skupiny Allianz
• Orgánům veřejné moci (ČNB, Finanční arbitr apod.) a soudům (zejm. při plnění našich zákonných povinností)
• Auditorům nebo jiným nezávislým osobám zajišťujícím plnění zákonných povinností (např. advokáti, exekutoři)
• Poskytovatelům nebo provozovatelům informačních technologií
• Zajistitelům
• Bankám, jiným pojišťovnám, České asociaci pojišťoven, České kanceláři pojistitelů aj.

Osobní údaje můžeme při zpracování v rámci účelu předat příjemcům v postavení našeho zpracovatele osobních údajů, kteří zpracovávají osobní údaje pro nás dle našich pokynů, zejména:

• Asistenčním službám
• Pojišťovacím a investičním zprostředkovatelům oprávněným zprostředkovávat produkty Allianz
• Poskytovatelům nebo provozovatelům informačních technologií
• Poskytovatelům služeb nezbytných pro výkon naší činnosti (administrativní činnosti, archivace, správa a vymáhání pohledávek apod.)
• Poskytovatelům zdravotních služeb (při šetření pojistných událostí)
• Poskytovatelům servisních služeb (při šetření pojistných událostí a pojistném plnění)
• Samostatným likvidátorům pojistných událostí aj.

Zde naleznete seznam našich obchodních partnerů. Pokud jste nám vyslovili souhlas se zasíláním nabídek produktů a služeb našich obchodních partnerů (tzv. nepřímý marketing), můžeme Vám zasílat nabídky produktů a služeb těchto obchodních partnerů:

• Společnosti skupiny Allianz, a to Allianz pojišťovna, a.s., Allianz penzijní společnost, a.s., Allianz kontakt, s.r.o., všechny sídlem Praha 8, Ke Štvanici 656/3, PSČ 186 00
• Česká podnikatelská pojišťovna, a.s., Vienna Insurance Group, Pobřežní 665/23, 18600 Praha 8
• Hypoteční banka, a.s., Radlická 333/150, 150 57 Praha 5
• Československá obchodní banka, a. s., Radlická 333/150, Praha 5, PSČ: 150 57
• ČSOB Pojišťovna, a. s., člen holdingu ČSOB, Masarykovo náměstí 1458, 53002, Pardubice - Zelené předměstí 
  
• Egocard, s.r.o., Šafárikovo namiestie 7, 811 02 Bratislava 
• Euler Hermes SA, Palmovka Open Park 4, Voctářova 2497/18,Libeň 180 00 Praha 8
• Moneta Money Bank, a.s., Vyskočilova 1422/1A, 140 00 Praha 4
• MONETA Stavební Spořitelna, a.s., Vyskočilova 1442/1b, Praha 4
• Komerční banka, a.s., Na Příkopě 33, 114 07 Praha 1
• Kooperativa pojišťovna, a.s., Vienna Insurance Group, Pobřežní 665/21, 186 00 Praha 8
• Raiffeisenbank, a.s., Hvězdova 1716/2b, 140 78 Praha 4
• Raiffeisen - Leasing, s.r.o., Hvězdova 1716/2b, 140 00 Praha 4
• Unicredit Bank Czech Republic and Slovakia, a.s., Želetavská 1525/1, 140 00 Praha 4
• eKomi Ltd, Markgrafenstrasse 11, 10969 Berlín, SRN
• Alza.cz a.s., Jankovcova 1522/53, Holešovice, 170 00 Praha 7

Za obchodní partnery se pro účely zasílání nepřímého marketingu považují i společnosti skupiny Allianz v České republice, se kterými nemáte přímo smlouvu. V České republice jde o nabídky produktů a služeb Allianz pojišťovna, a. s, a Allianz penzijní společnost, a. s. a Allianz kontakt, s.r.o., všechny sídlem Praha 8, Ke Štvanici 656/3, PSČ 186 00. 

Za obchodní partnery považujeme také ostatní společnosti skupiny Allianz. Úplný výčet společností skupiny Allianz naleznete výše v části Zpracování osobních údajů v zahraničí / Závazná podniková pravidla.

Informace o zpracování osobních údajů návštěvníků prostor Allianz, zaměstnanců a pracovníků Allianz pojišťovny, a. s., v souvislosti s návštěvou či pohybem v prostorech Allianz

Tato informace se týká prostor Allianz pojišťovny, a. s., v těchto jejích Regionálních ředitelstvích:

RŘ Pardubice (Za Pasáž 1609); (dále jen „prostory Allianz“).

Allianz pojišťovna, a.s., se sídlem Ke Štvanici 656/3, Karlín, 186 00 Praha 8, IČO 47 11 59 71, tel.: +420 241 170 000, bližší údaje na www.allianz.cz, (dále jen „správce”) tímto informuje o zpracování osobních údajů, ve kterých vystupuje jako správce osobních údajů a které se týkají osob vstupujících do prostor Allianz, ev. do jejich přilehlých okolních venkovních prostor, a pohybujících se v monitorovaném prostoru, tj. návštěvníků přicházejících do prostor Allianz, zaměstnanců a pracovníků správce nebo jiné veřejnosti (dále jen „subjekt údajů”). Správce zpracovává osobní údaje transparentně, korektně a v souladu s právními předpisy (nařízení Evropského parlamentu a rady EU 2016/679 a další platné právní předpisy).

Správce zpracovává osobní údaje bez souhlasu subjektů údajů za účelem ochrany majetku a bezpečnosti osob vstupujících do prostor Allianz. Právním základem zpracování je nezbytnost zpracování pro účely oprávněných zájmů správce či třetí strany spočívající v oprávněném zájmu správce či třetí strany na ochraně majetku a bezpečnosti osob. Tato zpracování jsou prováděna následujícími prostředky:

• kamerovým systémem se záznamovým zařízením, kterým jsou sledovány vnitřní komunikační a přilehlé vnější okolní prostory prostor Allianz;
• elektronickým zaznamenáním průchodu vstupními turnikety v recepcích a vchodovými dveřmi na jednotlivých podlažích prostor Allianz.

Správce těmito prostředky zpracovává identifikační a popisné údaje, kterými jsou osobní údaje umožňující jednoznačnou a nezaměnitelnou identifikaci osoby (obrazový záznam z kamerového systému, ID zaměstnance/pracovníka nebo číslo zaměstnanecké karty, čas průchodu vstupním turniketem a vchodovými dveřmi). Osobní údaje jsou pod trvalou kontrolou správce, který zajišťuje jejich ochranu před neoprávněným přístupem nebo přenosem, ztrátou nebo zničením.

Osobní údaje jsou uchovávány po dobu nezbytně nutnou a zároveň přiměřenou ke stanovenému účelu. Doba uchování kamerového záznamu u správce činí max. 14 dní. Doba uchování záznamů o průchodu vchodovými dveřmi a vstupními turnikety v recepcích činí 30 dní. Dojde-li však k události spočívající v ohrožení majetku a bezpečnosti osob, doba uchování dotčeného údaje se prodlužuje přiměřeně z důvodu nutnosti vyřešení události.

Osobní údaje mohou být předávány především v odůvodněných případech orgánům činným v trestním řízení, dále orgánům veřejné moci dle platných právních předpisů, specializovaným externím subjektům (zpracovatelům), které pro správce provádějí zpracování na základě příslušné smlouvy o zpracování osobních údajů (fyzická ostraha, servisní společnosti) a v odůvodněném případě i subjektu, který prokáže účel a právní zájem (např. pojišťovna).

Předání osobních údajů do třetích zemí neprobíhá.

Každá osoba má právo na informaci, jaké její osobní údaje správce zpracovává, právo na přístup ke svým údajům i na další informace o zpracování, na opravu nebo výmaz jejich osobních údajů, případně omezení zpracování. Každá osoba může také vznést námitku proti zpracování, stejně tak má právo na přenositelnost svých osobních údajů.

Každá osoba má právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz), který dohlíží na soukromí a ochranu osobních údajů.

K automatizovanému individuálnímu rozhodování včetně profilování při realizaci uvedených účelů u správce nedochází.

Tato Informace je dostupná též v písemné podobě v prostorech Regionálních ředitelství Allianz.